Zatrudnianie pracowników na podstawie umowy o pracę to decyzja, która niesie ze sobą wiele korzyści, ale także szereg obowiązków i odpowiedzialności dla przedsiębiorcy. W tym artykule przyjrzymy się najważniejszym aspektom prawnym, finansowym i organizacyjnym związanym z umową o pracę oraz wskazujemy, jak profesjonalne wsparcie prawne może pomóc w zarządzaniu tym procesem.

Korzyści z zatrudnienia pracownika na umowę o pracę

Zatrudnienie na umowę o pracę jest najbardziej stabilną i cenioną formą zatrudnienia w Polsce. Taka umowa:

• Buduje zaufanie i lojalność pracowników, co przekłada się na ich motywację oraz efektywność.
• Zapewnia przedsiębiorcy większą kontrolę nad organizacją czasu pracy i zakresem obowiązków pracowników.
• Ułatwia planowanie długoterminowego rozwoju firmy, ponieważ pracownicy na umowie o pracę są mniej skłonni do nagłych zmian miejsca zatrudnienia.

Obowiązki przedsiębiorcy jako pracodawcy
Decydując się na zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę, przedsiębiorca musi sprostać wielu formalnościom i wymogom prawnym, takich jak:

1. Zgłoszenie do ZUS – Pracodawca ma obowiązek zgłosić nowego pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.
2. Przestrzeganie Kodeksu pracy – Konieczność zapewnienia warunków pracy zgodnych z przepisami prawa, w tym przestrzeganie norm dotyczących czasu pracy, urlopów czy wynagrodzeń.
3. Zapewnienie odpowiednich warunków BHP – Pracodawca musi zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz przeszkolić pracownika w zakresie zasad BHP.
4. Zlecenie wykonania badań lekarskich – pracownik musi dostarczyć pracodawcy zaświadczenie lekarskie dopuszczające go do wykonywania danej pracy i braku przeciwwskazań lub też warunków, jakie z powodów zdrowotnych musi mieć zapewnione. Koszty badań lekarskich pokrywa pracodawca.
5. Sporządzenie dokumentacji pracowniczej – Prowadzenie akt osobowych i ewidencji czasu pracy to kolejny obowiązek, który wymaga systematyczności i dokładności.
6. Rozliczenia podatkowe i składkowe – Regularne odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń oraz składek ZUS to element codziennej działalności pracodawcy.
7. Dokonywanie potrąceń na rzecz organów egzekucyjnych - w przypadku gdy przeciwko zatrudnionemu pracownikowi prowadzone są działania egzekucyjne, pracodawca ma obowiązek przekazywać organowi odpowiednie kwoty z przysługującego pracownikowi wynagrodzenia, jak również udzielać organom stosownych informacji, pod rygorem nałożenia na pracodawcę kary grzywny.

Koszty związane z zatrudnieniem pracownika
Przedsiębiorca zatrudniający pracownika na umowę o pracę musi liczyć się z wyższymi kosztami niż w przypadku innych form zatrudnienia, takich jak umowa zlecenie czy B2B. Oprócz wynagrodzenia brutto, do kosztów pracodawcy zaliczamy:

• Składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy.
• Ewentualne dodatki (np. za pracę w nadgodzinach, premie, świadczenia socjalne).
• Koszty związane z organizacją miejsca pracy i narzędzi.

Warto wspomnieć, iż od 1 stycznia 2025 r. wzrasta minimalne miesięczne wynagrodzenie i od wskazanego terminu będzie wynosić 4.666,00 zł.

Ryzyka i odpowiedzialność pracodawcy
Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę wiąże się także z ryzykiem prawnym. Pracodawca musi być przygotowany na możliwość:

• Sporów sądowych dotyczących np. wypowiedzenia umowy o pracę.
• Kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, która może nałożyć sankcje w przypadku stwierdzenia uchybień w przestrzeganiu przepisów Kodeksu pracy.
• Odpowiedzialności za niewywiązanie się z obowiązków w zakresie BHP.

Wsparcie prawne dla przedsiębiorców
Zatrudnianie pracowników to złożony proces, który wymaga znajomości przepisów prawa pracy i ciągłego śledzenia jego zmian, także na etapie współpracy czy rozwiązania stosunku pracy pojawiają się różne zagadnienia prawne, które warto skonsultować z profesjonalnym doradcom prawnym, który pomoże:

• Sporządzić i dostosować umowy o pracę do specyfiki działalności firmy.
• Opracować wewnętrzne regulaminy pracy i wynagradzania.
• Unikać ryzyka prawnego poprzez stałe wsparcie w interpretacji przepisów.

Obsługa prawna firm  Radcy Prawnego Katarzyny Kaczmarek
Kancelaria Katarzyny Kaczmarek specjalizuje się w obsłudze prawnej firm i przedsiębiorców. Oferujemy kompleksowe wsparcie, które pozwoli Ci skoncentrować się na rozwoju biznesu, podczas gdy my zadbamy o kwestie formalno-prawne. Dzięki naszemu doświadczeniu i indywidualnemu podejściu do każdego klienta, pomożemy Ci w sprawnym i bezpiecznym zarządzaniu zespołem pracowników.

Skontaktuj się z nami już dziś i zyskaj pewność, że Twoja firma działa zgodnie z obowiązującymi przepisami!

Poznaj typy umów z pracownikami i podwykonawcami: KLIKNIJ!